Zweck des Präferenzformulars ist es, ein benutzerdefiniertes Formular zu erstellen, das die Mitarbeiter über ESS übermitteln können, um ihren Administratoren/Vorgesetzten bestimmte Präferenzen für die Terminplanung mitzuteilen.
1. Klicken Sie auf das Symbol Planen 
.
2. Wählen Sie Definition des Präferenzformulars aus dem Abschnitt Freiwilligenarbeit und Verfügbarkeit.
3. Klicken Sie auf +Neu.
4. Geben Sie den Namen des Präferenzformulars ein.
5. Das Feld Ist aktiviert wird auf Ja gesetzt, wenn dieses Formular den Mitarbeitern über ESS verfügbar gemacht wird. Deaktivieren Sie es andernfalls, indem Sie im Dropdown-Menü die Option Nein auswählen.
6. Legen Sie den entsprechenden Gültigkeitsbereich (falls zutreffend) für das neue Präferenzformular in den Feldern Gültig ab und Gültig bis fest. Wenn die Felder Gültig ab und Gültig bis leer bleiben, ist die Gültigkeit des Formulars unbegrenzt.
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü Organisationseinheiten die Organisationseinheit aus, zu der das Präferenzformular gehören soll.
Hinweis: Klicken Sie auf das blinkende Pluszeichen, um eine Organisationseinheit hinzuzufügen.
8. Danach müssen Sie die Zeitraumdimensionen für das Präferenzformular festlegen.
- Start –Wählen Sie das Datum aus, an dem das Formular beginnen soll.
- Dauer – Geben Sie die Dauer des Formulars (in Tagen) an.
- Zeitraumtyp – Geben Sie den Zeitraumtyp des Formulars ein: (1) Ende mit Ende des Zeitraums (die in das Formular für jeden Zeitraum eingegebenen Werte enden, wenn der Zeitraum endet; für den neuen Zeitraum müssen neue Werte eingegeben werden), (2) Verlängerung mit Ende des Zeitraums (die in einem Zeitraum in das Formular eingegebenen Werte erstrecken sich bis zur Änderung auf die nächsten Zeiträume; bei Änderungen werden die neuen Werte angewendet.
9. Schließlich konfigurieren Sie in den Einstellungen alle Präferenzen und die entsprechenden Werte. Klicken Sie auf das Pluszeichen 
, um eine neue Präferenz hinzuzufügen.
10. Jede Präferenz muss betitelt werden (über das Titelfeld ). Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Option eine Entität aus, von der Werte bevorzugt werden (d. h. Tätigkeiten, Tätigkeitsstandorte, Schichten, Wertsätze (die vordefiniert sind) usw.).
Hinweis: Im Feld Elementtyp können Sie auswählen, ob die im Feld
Option ausgewählte Entität (Tätigkeiten, Schichten usw.) ein einzelnes Element, eine Gruppe oder beides sein wird.
Ein Beispiel wäre: Wenn Mitarbeiter nur Schichtgruppen
als Präferenz wählen dürfen, muss der Typ auf Gruppe gesetzt werden. Standardmäßig ist in diesem Feld die Option
Beliebig (sowohl Elemente als auch Gruppen) eingetragen.
11. Klicken Sie auf OK, um die neu hinzugefügte Präferenz zu speichern.
12. Um dem Formular weitere Präferenzen hinzuzufügen, befolgen Sie die Schritte 8-10.
13. Sie können auch mehrere Optionen zu jeder Präferenz hinzufügen. Um eine zusätzliche Option zu einer bereits erstellten Einstellung hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben der Einstellung.
Hinweis: Um bereits hinzugefügte Optionen zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Löschen rechts
neben der Option.
14. Wenn das Präferenzformular ausgefüllt ist, klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Nach dem Erstellen eines Präferenzformulars können die Benutzer auch den Eintrag für spezielle
Validierungsregeln anwenden, indem sie die Schritte zum
Erstellen und Zuweisen von Validierungsregeln zu einem Präferenzformular befolgen.